1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
GreenHub B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website, onze contactkanalen en de zakelijke aanmeld-, account- en bestelprocessen worden verzameld en verwerkt, en bepaalt voor welke doeleinden en op welke wijze deze gegevens worden gebruikt, beveiligd en bewaard.

GreenHub B.V.
Keienbergweg 57
1101 GA Amsterdam
KvK: 77756819
BTW: NL861129489B01
E-mail: info@greenhubimports.nl
Telefoon: 020 - 3584750

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze verklaring geldt voor bezoekers van greenhubimports.nl, personen die contact opnemen met GreenHub, contactpersonen bij retailers, webshops, leveranciers en merkfabrikanten, aanvragers van een zakelijk retaileraccount en gebruikers van de zakelijke webshop. De verklaring ziet op persoonsgegevens van natuurlijke personen. Zakelijke gegevens vallen hieronder wanneer ze direct of indirect naar een persoon te herleiden zijn, bijvoorbeeld de naam en het zakelijke e-mailadres van een contactpersoon.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van jouw contact met GreenHub kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
• naam, functie en naam van de organisatie waarvoor je werkt;
• zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en correspondentiegegevens;
• gegevens die je invult in het contactformulier, waaronder het onderwerp en de inhoud van jouw vraag;
• gegevens uit een retailerregistratie, zoals bedrijfsnaam, contactpersoon, vestigings-, factuur- en afleveradres, KvK-nummer, btw-nummer, website, verkoopkanaal en aanvullende informatie over de onderneming;
• account- en klantgegevens die nodig zijn om toegang tot de zakelijke webshop te beoordelen, aan te maken, te beheren en te beveiligen;
• bestel-, leverings-, factuur- en betalingsgegevens wanneer een zakelijke relatie ontstaat;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browsertype, apparaat, bezochte pagina’s, datum en tijd van bezoek, verwijzende pagina en technische loggegevens;
• overige gegevens die je vrijwillig aan ons verstrekt tijdens telefonisch, schriftelijk of persoonlijk contact.
Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, religie of politieke voorkeur. Verstrek deze gegevens daarom niet via onze formulieren of vrije tekstvelden.

4. Contactformulier en algemene vragen
Gegevens die je via het contactformulier of rechtstreeks per e-mail of telefoon verstrekt, gebruiken wij uitsluitend om jouw vraag te beoordelen, contact met je op te nemen en het verzoek inhoudelijk af te handelen. Wanneer jouw vraag kan leiden tot een overeenkomst, verwerken wij de gegevens ook om de gevraagde stappen voorafgaand aan die overeenkomst uit te voeren. Wij gebruiken een contactverzoek niet automatisch voor nieuwsbrieven of andere losstaande commerciële communicatie.

5. Aanmelden als retailer en zakelijk webshopaccount
Wanneer je een retailerregistratie indient, gebruiken wij de ingevulde gegevens uitsluitend om de onderneming en aanvraag te beoordelen, ontbrekende informatie op te vragen, contact op te nemen en – na goedkeuring – een zakelijk klant- en webshopaccount aan te maken. Wij kunnen daarbij controleren of de verstrekte bedrijfsgegevens juist en actueel zijn, bijvoorbeeld aan de hand van openbare handelsregisters of de bedrijfswebsite.
Na toelating gebruiken wij de gegevens voor accountbeheer, zakelijke communicatie, bestellingen, levering, facturatie, klantenservice, fraudepreventie en de uitvoering van de handelsrelatie. Gegevens die voor een aanvraag verplicht zijn, zijn nodig om de aanvraag zorgvuldig te kunnen beoordelen. Zonder deze gegevens kunnen wij de retailerregistratie mogelijk niet verwerken of geen webshopaccount activeren.

6. Doeleinden en wettelijke grondslagen
GreenHub verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Dit kan zijn:
• uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen op jouw verzoek voordat een overeenkomst wordt gesloten, bijvoorbeeld bij een retailerregistratie, accountaanvraag of bestelling;
• een wettelijke verplichting, waaronder fiscale en administratieve bewaarplichten;
• een gerechtvaardigd belang van GreenHub, zoals het beantwoorden van zakelijke vragen, het onderhouden van relaties, het beveiligen van de website en webshop, het voorkomen van misbruik en het verbeteren van onze dienstverlening. Wij wegen dit belang steeds af tegen jouw privacybelang;
• jouw toestemming, wanneer toestemming wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken. Je kunt toestemming altijd intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere rechtmatige verwerkingen.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?
GreenHub verkoopt persoonsgegevens niet en verstrekt deze niet aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden. Toegang is beperkt tot medewerkers en ingeschakelde partijen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden. Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens worden gedeeld met leveranciers van hosting, e-mail, websiteformulieren, IT-beheer, beveiliging en back-ups, de aanbieder van de zakelijke webshop, administratieve en boekhoudkundige dienstverleners, betaal- en logistieke partners en professionele adviseurs. Ook kunnen wij gegevens verstrekken wanneer een wet, toezichthouder of bevoegde overheidsinstantie dit verplicht.
Partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig als verwerker contractueel gebonden aan passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging, doelbinding en verwijdering. Partijen die zelfstandig het doel en de middelen van een verwerking bepalen, zijn voor hun eigen verwerking verantwoordelijk.

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Wij kiezen waar mogelijk voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een leverancier persoonsgegevens buiten de EER verwerkt of daar toegang toe kan hebben, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke basis en een passend beschermingsniveau bestaan. Dat kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, zo nodig aangevuld met aanvullende maatregelen.

9. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigd belang een langere termijn vereist. Als uitgangspunt hanteren wij:
• contactverzoeken en algemene correspondentie: maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij de informatie onderdeel wordt van een zakelijke relatie of langer nodig is voor een lopende kwestie;
• afgewezen, ingetrokken of niet-afgeronde retailerregistraties: maximaal 12 maanden na afronding van de aanvraag;
• actieve klant- en webshopaccountgegevens: gedurende de zakelijke relatie en in beginsel tot maximaal 24 maanden daarna, voor zover geen langere termijn nodig is;
• gegevens die behoren tot de fiscale en financiële administratie: in beginsel 7 jaar of langer wanneer een specifieke wettelijke regeling dat vereist;
• technische beveiligings- en serverloggegevens: in beginsel maximaal 12 maanden, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor onderzoek naar een incident, misbruik of een juridische aanspraak.
Na afloop van een bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd, geanonimiseerd of uitsluitend nog bewaard wanneer en zolang dat wettelijk noodzakelijk is.

10. Cookies en vergelijkbare technieken
De website kan functionele cookies en vergelijkbare technieken gebruiken die noodzakelijk zijn voor een goede, veilige en gebruiksvriendelijke werking. Voor analytische, marketing- of andere niet-noodzakelijke technieken vragen wij vooraf toestemming wanneer de wet dat vereist. Externe onderdelen, zoals kaarten, video’s of andere ingesloten diensten, kunnen pas gegevens ontvangen wanneer zij worden geladen. Waar toestemming vereist is, worden deze onderdelen niet zonder toestemming geactiveerd. Via de cookie-instellingen kun je jouw keuze aanpassen of intrekken. Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies mag geen gevolgen hebben voor de basiswerking van de website.

11. Beveiliging
GreenHub neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere onrechtmatige verwerking. Daarbij houden wij rekening met de aard van de gegevens, de verwerking, de risico’s en de stand van de techniek. Alleen personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, krijgen toegang. Geen enkele digitale verwerking is volledig zonder risico. Vermoed je misbruik, verlies of onbevoegde toegang, neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via info@greenhubimports.nl.

12. Foto’s, beeldmateriaal en merklogo’s
Op deze website gebruiken wij eigen beeldmateriaal en materiaal dat door leveranciers, merkfabrikanten of andere rechthebbenden aan GreenHub beschikbaar is gesteld. Merklogo’s en productbeelden worden gebruikt om merken, assortimenten en zakelijke samenwerkingen herkenbaar te presenteren. Wanneer een foto een herkenbare persoon toont en daarmee een persoonsgegeven vormt, gebruiken wij deze alleen wanneer daarvoor een passende grondslag bestaat, bijvoorbeeld toestemming, een overeenkomst of een zorgvuldig afgewogen gerechtvaardigd belang. Toestemming voor publicatie kan worden ingetrokken voor toekomstig gebruik, tenzij een andere grondslag of wettelijke reden van toepassing is.
Auteursrechten, merkrechten en andere intellectuele eigendomsrechten op teksten, foto’s, logo’s en vormgeving blijven bij GreenHub of de betreffende rechthebbende. Deze rechten staan los van de privacyrechten uit deze verklaring.

13. Geen geautomatiseerde besluitvorming
GreenHub neemt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die voor jou rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Een retailerregistratie wordt inhoudelijk door GreenHub beoordeeld.

14. Jouw privacyrechten
Afhankelijk van de situatie heb je het recht om GreenHub te vragen om:
• inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van een verwerking;
• overdracht van gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm;
• bezwaar tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.
Je kunt een verzoek sturen naar info@greenhubimports.nl. Vermeld duidelijk op welk recht en welke gegevens jouw verzoek betrekking heeft. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of omvangrijke verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Om misbruik te voorkomen kunnen wij aanvullende informatie vragen om jouw identiteit vast te stellen. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk en vragen niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs.
Sommige rechten zijn niet absoluut. Wij kunnen een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer een wettelijke uitzondering geldt, bijvoorbeeld wanneer gegevens nodig blijven voor een wettelijke bewaarplicht, de uitvoering van een overeenkomst of de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. In dat geval leggen wij uit waarom.

15. Klacht indienen
Heb je een vraag of klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op zodat wij dit kunnen onderzoeken en waar mogelijk oplossen. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, wanneer je in een ander EU- of EER-land woont of werkt, bij de bevoegde toezichthouder in dat land.

16. Minderjarigen
De website en zakelijke dienstverlening van GreenHub richten zich op ondernemingen en professionele contactpersonen en zijn niet bedoeld voor kinderen. Wanneer wij ontdekken dat zonder geldige reden persoonsgegevens van een minderjarige zijn ontvangen, verwijderen wij deze zo snel mogelijk.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring
GreenHub kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, dienstverlening, gebruikte systemen of wetgeving veranderen. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij betrokkenen aanvullend wanneer dat redelijkerwijs nodig is.

Vragen over privacy?
Neem contact op met GreenHub B.V. via info@greenhubimports.nl of 020 - 3584750.
GreenHub B.V. – Keienbergweg 57, 1101 GA Amsterdam – KvK 77756819 – BTW NL861129489B01.